So schreiben Sie eine effektive Aufgabenliste

Ich erinnere mich, wie ich meinen ersten Stundenplan ausprobiert habe, um Dinge zu erledigen, als ich 10 war. War nicht wirklich mein Ding. Seitdem habe ich den Stundenplan eingestellt, aber ich verlasse mich immer noch auf eine tägliche Aufgabenliste.

Ich habe jeden Abend in der Universität die gleichen Bewegungen durchlaufen. Ich schrieb von Hand meine To-Do-Liste für den nächsten Tag auf, sortiert nach Priorität. Neben jeder Aufgabe habe ich die Anzahl der Stunden notiert, die jede Aufgabe dauern sollte.

Dies war und ist eine Gewohnheit und es war ein Kampf für mich, ein funktionierendes System zu finden. Ich habe eine Vielzahl von Methoden getestet, eine Reihe von Büchern zu diesem Thema gekauft und experimentiert: farbcodiertes Schreiben, Haftnotizen im Badezimmer, Apps, Tagestimer - Sie nennen es, ich habe es versucht es. Also machte ich mich auf ein Abenteuer, um herauszufinden, wie ich am effektivsten nicht nur meine tägliche To-Do-Liste schreiben, sondern auch mehr Dinge erledigen kann.

Die kurze Geschichte der To-Do-Liste

Charles Schwab war ein Stahlmagnat und ein Mann, der von Produktion und Wirtschaftlichkeit besessen war. Er war einer der ersten Amerikaner, der in seinen Fabriken einen zeitsparenden Workflow-Prozess namens Taylorismus einführte. In den frühen 1900er Jahren sandte Schwab ein Memo aus, in dem er erklärte, dass er die Person, die die Produktivität seiner Mitarbeiter verbessern könnte, gut belohnen würde.
Ivy Lee, der Vater der Öffentlichkeitsarbeit, traf sich mit Schwab und schlug Folgendes vor:

Jeder Mitarbeiter sollte jeden Tag sechs Aufgaben aufschreiben, sie von der höchsten zur niedrigsten Priorität ordnen und sofort mit der Arbeit an der ersten Aufgabe beginnen. Sie sollten ihre Listen weiter durchgehen und alle noch nicht erledigten Aufgaben einfach auf die Liste des nächsten Tages verschieben. Nach 90 Tagen Listenerstellung und -überwachung stellte Schwab eine dramatische Verbesserung der Produktivität fest.

Die To-Do-Liste ist zu einer täglichen Notwendigkeit im modernen Leben geworden, aber sie ist nicht gerade ein Werkzeug, das Sie produktiver macht.

Irgendwann haben Sie wahrscheinlich eine Aufgabenliste mit 10 oder mehr Aufgaben erstellt, die in kurzer Zeit erledigt werden müssen. Wenn Sie zur Arbeit gehen, sind Sie aufgrund der Unermesslichkeit der Aufgaben in einem Zustand der Lähmung, mit einem starken Gefühl der Verpflichtung und einem quälenden Gefühl im Hinterkopf. Psychologen nennen dieses quälende Gefühl den Zeigarnik-Effekt, ein altes Phänomen auf dem Gebiet der Psychologie. Unser Geist wird auf eine unvollendete Aufgabe fixiert bleiben, wodurch unsere geistige und körperliche Gesundheit darunter leidet.Nach Abschluss sind wir von der Last dieser Aufgabe befreit.

Der psychologische Ansturm, alle unsere Aufgaben zu erfüllen, ist ein Zustand, den unser Geist liebt. Warum machen wir diese gigantischen Listen überhaupt?

Dr. Tim Pychyl ist Experte auf dem Gebiet der Aufschubforschung. Er argumentiert, dass Sie ein unmittelbares Erfolgserlebnis verspüren, indem Sie einfach alle Aufgaben aufschreiben, die Sie erledigen möchten, ohne eine davon zu erledigen. Ihr Gehirn simuliert den Erfolg, den Sie fühlen möchten.

Das Aufschreiben vieler unspezifischer Aufgaben auf eine To-Do-Liste ist der perfekte Ersatz für solche Fantasien. Es ermöglicht Ihnen, über das erfolgreiche Erfüllen harter Aufgaben zu phantasieren, und gibt Ihnen die Erlaubnis, sich mental diesem Gedanken hinzugeben. Es ist eine sofortige Befriedigung, aber Sie haben noch nichts erreicht.

Wenn Sie Ihren Tag mit einer nicht priorisierten Aufgabenliste beginnen, kann dies auch Ihre Fähigkeit beeinträchtigen, im Laufe des Tages produktive Entscheidungen zu treffen. Ego-Depletion bezieht sich auf die Menge an Entscheidungspunkten, die wir haben. Wenn wir unsere Punkte verbrauchen, wird unsere Fähigkeit, kluge Entscheidungen zu treffen, beeinträchtigt.

Über 100 Experimente bestätigen, dass durch mehr Selbstbeherrschung zu Beginn des Tages Ihre Motivation und Aufmerksamkeit im Laufe des Tages abnimmt. Dies ist der Grund, warum Menschen nach stressigen und anstrengenden Tagen dazu neigen, ihre Ernährung zu betrügen. Wenn Sie jeden Morgen entscheiden, was Sie zum Frühstück essen oder was Sie anziehen möchten, verschwenden Sie begrenzte Ressourcen zur Selbstkontrolle für unwichtige Aufgaben. Dies ist einer der Gründe, warum der legendäre Apple-CEO Steve Jobs dafür bekannt war, jeden Tag das gleiche Outfit zu tragen.

Schreiben einer effektiven Aufgabenliste

Wenn Sie vage Ein-Wort-Aufgaben in Ihre Aufgabenliste schreiben, können Sie die Aufgabe nicht schneller erledigen. Sie müssen konkret über Ihre Aufgaben nachdenken. Während das Aufschreiben einer Aufgabe mit unspezifischen Begriffen Ihnen vorerst Zeit sparen kann, schadet dies Ihrem Fortschritt und spart Ihnen auf lange Sicht keine Zeit.

So schreiben Sie eine Aufgabenliste:

  1. Alles, was Sie wirklich brauchen, ist eine kürzere Liste. Schreiben Sie nicht mehr als drei Aufgaben auf Ihre tägliche Aufgabenliste. Möglicherweise verfügen Sie über eine zweite, fortlaufende Liste, in der die in der Pipeline anstehenden Aufgaben nachverfolgt werden. Priorisieren Sie sie nach Wichtigkeit. Fragen Sie sich: "Durch welche Aufgabe fühle ich mich am besten erfüllt?" Das ist Aufgabe Nr. 1. Nachdem Sie drei Aufgaben aufgelistet haben, legen Sie alle Überlaufaufgaben auf ein separates Blatt Papier, das Sie leicht verstauen können. Halten Sie es außer Sicht.
  2. Verwenden Sie kleine Haftnotizen oder linierte Karteikarten. Ein kleines Stück Papier verhindert physisch, dass Sie eine lange Aufgabenliste schreiben.
  3. David Allen, der Guru der To-Do-Liste, schlägt vor, Ihre Aufgabe als Aktion aufzuschreiben. Dies verhindert, dass Sie bei der Erstellung Ihrer Liste unspezifische Begriffe verwenden. Versuchen Sie beispielsweise, anstatt "Mover zu finden", "Mutter anzurufen und sie zu bitten, einen Mover vorzuschlagen". Oder "Starten und Beenden der Recherche für Tim", versuchen Sie "Durchsuchen Sie einen Zeitschriftenartikel mit den Begriffen: XYZ". Eine Möglichkeit, dies zu überprüfen, besteht darin, sich jedes Mal, wenn Sie eine neue Aufgabe aufschreiben, zu fragen: „Was ist Schritt Nr. 1, um diese Aufgabe zu erledigen?“ Schritt Nr. 1 wird zu Ihrer neuen Aufgabe.
  4. Zeigen Sie jeweils eine Aufgabe an. Wenn drei Aufgaben pro Tag zu viel sind, können Sie Ihre Produktivität steigern, indem Sie Ihre Liste nacheinander anzeigen. Versuchen Sie es jetzt. Oder wenn Sie altmodisch sind, schreiben Sie eine Aufgabe pro Haftnotiz und stapeln Sie sie dann so, dass die vorhergehenden Aufgaben ausgeblendet werden.

Ivy Lee hatte es nicht ganz richtig; Sechs Aufgaben waren viel zu viele für einen Tag. Aber offensichtlich hatte er seinen Kopf an der richtigen Stelle - er rieb sich regelmäßig die Schultern und beriet sich mit den Rockefellers. Charles Schwab baute Bethlehem Steel später zur zweitgrößten unabhängigen Stahlproduktionsfirma aus.