5 Möglichkeiten, um den Stress im Posteingang zu stoppen und die Kontrolle über Ihre Zeit zurückzugewinnen

Wann war Ihr Posteingang das letzte Mal leer?

Manchmal habe ich das Gefühl, den ganzen Tag damit zu verbringen, nur E-Mails zu beantworten, ohne jemals die Zeit zu finden, um zu wichtigeren Projekten und Aufgaben zu gelangen.

Wenn es um E-Mails geht, ist die Aufgabe mit Druck und Dringlichkeit verbunden. Es ist leicht zu fühlen, als ob wir ständig E-Mails abrufen und schnell antworten sollten - oder wir riskieren das Potenzial, als faul, unorganisiert und unproduktiv angesehen zu werden.

Wenn Ihr Posteingang mit Hunderten von E-Mails verstopft ist, ist das Anschauen überwältigend. Wir können uns leicht in Panik fühlen und nicht die Kontrolle haben. In Wirklichkeit geht es jedoch nicht darum, wie viele Nachrichten sich in Ihrem Posteingang befinden, sondern darum, wie viel von Ihrem eigenen Gehirn und Ihrer mentalen Energie sich in diesem Posteingang befindet. Das sabotiert Ihre Produktivität.

Um Ihr Potenzial zu maximieren, müssen Sie Ablenkungen herausfiltern und Ihre Umgebung so steuern, dass Ihr Fokus und Ihre Kreativität angeregt werden. Du Kontrollieren Sie Ihren Posteingang - lassen Sie sich nicht kontrollieren.

Ein proaktiver und kein reaktiver Ansatz kann Ihnen dabei helfen, dem E-Mail-Gefängnis zu entkommen. Hier einige Tipps zum Aufbau einer gesünderen Beziehung zu E-Mails:

• Machen Sie eine Posteingangsdiät.
  Das Abrufen von E-Mails alle fünf, 10 oder 15 Minuten kann Ihre Konzentrationsfähigkeit erheblich beeinträchtigen. Versuchen Sie, eine Strategie zum zweimaligen Abrufen von E-Mails anzupassen: einmal am Morgen und einmal gegen Ende des Tages. Durch das Festlegen einer Richtlinie können Sie sich auf längere Zeiträume konzentrieren. Wenn dies hilfreich ist, suchen Sie einen Partner für die Rechenschaftspflicht, um diese Praxis zu testen.
• Schließen Sie Ihren E-Mail-Client.
  Schließen Sie Ihre E-Mail-App oder Ihren Browser bis zu Ihren geplanten E-Mail-Check-in-Zeiten. Seien Sie versichert, die Welt wird nicht untergehen, wenn Sie nicht sofort antworten. Versuchen Sie, Ihre Internetverbindung auszuschalten, um Ihre Sucht einzudämmen. Dabei wird eine psychologische Technik verwendet, die als „Verpflichtungsgerät“ bezeichnet wird. Wenn Sie ein Google Mail-Nutzer sind, überprüfen Sie den Posteingang Pause, eine Google Mail-Erweiterung, mit der Ihre E-Mails angehalten werden, bis Sie bereit sind, sie erneut zu empfangen.
• Deaktivieren Sie Warnungen und Benachrichtigungen.
  Deaktivieren Sie E-Mail-Soundeffekte und Erinnerungen. Deaktivieren Sie auf Ihrem Computer und Smartphone Ihre Glocken-, Klingel- und Vibrationsalarme. Dies können unnötige Ablenkungen sein, um Ihren Fokus von den anstehenden Aufgaben zu entfernen.
• Oft und großzügig abbestellen.
  Wenn es um E-Mail und Arbeitsproduktivität geht, ist weniger mehr. Erinnern Sie sich an die Zeit, als Sie sich für die Mailingliste eines Kaufhauses angemeldet haben, um zusätzliche 20 Prozent Rabatt zu erhalten? Beseitigen Sie Newsletter und andere Mailings, die Sie regelmäßig erhalten. Räumen Sie Speicherplatz in Ihrem Posteingang auf, indem Sie sich von etwas abmelden, das Sie nicht lesen oder nicht lesen möchten (z. B. Benachrichtigungen zu täglichen Angeboten). Es ist einfach und dauert nicht lange, aber es lohnt sich. Versuchen Sie Unroll.me, um die Übersichtlichkeit noch einfacher zu gestalten. Es hilft Ihnen nicht nur, sich von unerwünschten Listen abzumelden, sondern fasst auch alle Ihre Abonnements zu einem Digest zusammen.
• Treffen Sie schnelle Entscheidungen.
  Jede E-Mail erfordert Maßnahmen. Eine gute Faustregel: Wenn die Aktion innerhalb von fünf Minuten abgeschlossen werden kann, tun Sie dies dann und dort. Wenn Sie sich beispielsweise für die Teilnahme an einer Veranstaltung entscheiden müssen, machen Sie ein schnelles Urteil und antworten Sie mit einem einfachen Ja oder Nein. Überlegen Sie bei anderen Anfragen, wie viel Zeit die Aufgabe für Sie benötigt. Wenn dies in fünf Minuten erledigt werden kann, stellen Sie es aus dem Weg. Seien Sie fest und halten Sie sich an die Richtlinien, die Sie für sich selbst festgelegt haben. Wenn es sich um eine Aufgabe handelt, zu der Sie zurückkehren müssen, treffen Sie eine Entscheidung, um: die E-Mail in einem geeigneten Ordner abzulegen; Drucke es aus; oder fügen Sie es einer Aufgabenliste hinzu. Stellen Sie sicher, dass Sie einen Zeitpunkt festlegen, zu dem Sie zur Aufgabe zurückkehren und sie bearbeiten.

  Manchmal ist es am schwierigsten, Ihren Posteingang zu leeren, zu akzeptieren, dass Sie Anfragen und Gelegenheiten ablehnen müssen. Ihre Zeit ist begrenzt und sehr wertvoll. Verbringen Sie es nicht damit, in Ihrem Posteingang zu leben.

Wenn Sie jeden Tag ein paar kleine Schritte unternehmen, um E-Mails vom Fahrersitz zu heben, kommen Sie der achtsamen und eigenen Arbeit viel näher.

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