9 Tipps, die Ihnen helfen, jetzt produktiver zu werden

Es gibt nie genug Stunden am Tag. Ich wünschte ich hätte mehr Zeit! 

Sagen Sie tagsüber ungefähr tausend Mal eine Version des oben genannten (Geben oder Nehmen)?

Während mehr Stunden am Tag schön sein mögen, ist es nicht unbedingt Zeitmangel, der uns davon abhält, Aufgaben zu erledigen und unsere Ziele zu erreichen.

Was uns manchmal aufhält, ist unsere Denkweise. Denken Sie zum Beispiel, dass Sie alles selbst tun müssen? Haben Sie das Gefühl, dass Sie zu jeder E-Mail, jedem Meeting und jeder Gelegenheit Ja sagen müssen? Warten Sie auf den richtigen Zeitpunkt, um ein sinnvolles Projekt zu starten?

Was uns manchmal aufhält, ist ein praktisches Hindernis, z. B. nicht zu wissen, wie lange eine Aufgabe tatsächlich dauert, oder nicht zu arbeiten, während unserer Spitzenproduktionszeit (die für jede Person unterschiedlich ist).

Zum Glück sind diese Hindernisse nicht unüberwindbar. Sie können angepasst, überarbeitet und überwunden werden, und das können Sie jetzt tun. Im Folgenden finden Sie neun Expertenstrategien, die Sie ausprobieren sollten.  

Verwenden Sie kleine Zeiträume. "Der beste Weg, um produktiver zu sein, besteht darin, nicht mehr auf die richtige Zeit zu warten", sagte Debra Eckerling, die Autorin vonIhr Zielleitfaden: Eine Roadmap zum Setzen, Planen und Erreichen Ihrer Ziele. Eckerling arbeitet mit Einzelpersonen und Unternehmen zusammen, um Ziele zu setzen und Projekte zu verwalten.

Wenn Sie jetzt in Schritten arbeiten, können Sie erhebliche Fortschritte erzielen und Aufgaben tatsächlich erledigen. Wenn Sie beispielsweise einmal pro Woche einen Blog-Beitrag veröffentlichen möchten, könnten Sie am Montag einen Entwurf schreiben, sagte Eckerling. am Dienstag überarbeiten; Überprüfen Sie es und fügen Sie am Mittwoch Bilder und Links hinzu. und veröffentlichen und fördern Sie es am Donnerstag.

Verfolgen Sie Ihre Zeit. Wissen Sie, wie lange Sie brauchen, um auf E-Mails zu antworten? Oder den Bericht fertig schreiben? Oder einen ersten Entwurf Ihres Artikels fertigstellen? Laut der Produktivitätsautorin Marija Kojic: „Wenn Sie wissen, wie es Ihnen geht zur Zeit Wenn Sie Zeit verbringen, wissen Sie genau, wie Sie Ihre Zeit verbessern können, um produktiver zu werden in der Zukunft.”

Kojic hat dieses Beispiel geteilt: Nachdem Sie Ihre Zeit erfasst haben, stellen Sie fest, dass Sie jeden Tag 3 Stunden damit verbringen, E-Mails zu löschen und auf jede E-Mail zu antworten, die Sie erhalten. Dies bedeutet, dass dies mindestens 2 Stunden sind, die Sie stattdessen Ihren Prioritäten zuweisen können.

Delegieren und automatisieren. Matt Bodnar, Strategieexperte und Schöpfer und Moderator des Podcasts „The Science of Success“, betonte, wie wichtig es ist, unsere Kreativität und Entscheidungsbefugnis für wichtige und wirkungsvolle Aufgaben zu sparen (die für alle unterschiedlich sein werden). Zunächst schlug er vor, eine Bestandsaufnahme Ihres eigenen Lebens vorzunehmen (so macht er das) und die Aufgaben und Aktivitäten zu ermitteln, die Ihre Zeit und Energie verschwenden. Überlegen Sie dann, wie Sie sie delegieren oder automatisieren können.

Zum Beispiel hat Bodnar einen virtuellen Assistenten, der die meisten seiner Besprechungen plant, seine Spesenabrechnungen ausfüllt und seine Reise bucht. Diese scheinbar kleinen Dinge summieren sich. Wie er bemerkte: „Selbst die Freisetzung von 5 Stunden pro Woche (eine Stunde pro Tag) verschwendeter Verwaltungszeit kann enorm sein. Das sind 20 Stunden pro Monat. Das entspricht einer 40-Stunden-Woche alle 2 Monate, die Ihrem Kalender hinzugefügt wird. "

Für seinen Podcast konzentriert sich Bodnar ausschließlich auf die Aufzeichnung von Interviews - er automatisiert alles andere, einschließlich der Kontaktaufnahme mit Gästen, der Audioproduktion, der Veröffentlichung von Episoden und des Grafikdesigns.

Schützen Sie Ihre Prioritäten. Identifizieren Sie, was für Sie am wichtigsten ist. Was sind Ihre großen Ziele, Ihre tiefe Arbeit? Sobald Sie wissen, ist es wichtig, diese Prioritäten einzuhalten und alles abzulehnen, was nicht mit ihnen übereinstimmt, sagte Bodnar.

Natürlich könnten Sie sich schlecht fühlen, wenn Sie Nein sagen. „Wenn Sie jedoch wirklich die großen Prioritäten in Ihrem Leben erreichen möchten, müssen Sie manchmal zulassen, dass sich die Leute aufregen oder das Gefühl haben, sie ignoriert zu haben. Sie müssen Gelegenheiten ablehnen und Meetings ablehnen, die nicht wichtig sind. ” Denn was ist für Sie wichtiger - den Posteingang Null zu erreichen oder an einem aussagekräftigen Projekt zu arbeiten?

Verbinde dich auf einer tieferen Ebene mit deinem „Warum“. Warum arbeiten Sie auf das Ziel hin, auf das Sie hinarbeiten? Was werden Sie gewinnen, wenn Sie dieses Ziel erreichen? Die Sprecherin und Trainerin Jessi Beyer schlug vor, auf diese Fragen zu antworten und sie dann weiterzuentwickeln, um eine emotionale Verbindung herzustellen.

Auf oberflächlicher Ebene erhalten Sie beispielsweise diese Beförderung oder Erhöhung, wenn Sie ein bestimmtes Projekt abschließen müssen, um für eine Beförderung oder Erhöhung in Frage zu kommen. Aber nach weiteren Überlegungen ist die emotionale Verbindung mehr Stabilität für Ihre Familie, mehr Geld für den College-Fonds Ihrer Tochter und bessere Stunden, damit Sie es tatsächlich zu den Sportspielen und Auftritten Ihrer Kinder schaffen können.

"Wenn Sie Ihr" Warum "in etwas einbinden, das Ihnen so am Herzen liegt, wird es als Motivator noch mächtiger", sagte Beyer.

Sie betonte auch, wie wichtig es sei, sich auf „interne Zufriedenheit“ und „externe Anerkennung“ zu konzentrieren. "Sie können nicht kontrollieren, wie Menschen denken oder handeln, und Ihre Motivation wird scheitern, wenn Sie nur den Wunsch haben, jemanden wie Sie zu machen."

Wenn Sie wissen, warum, warum, schreiben Sie es auf und lassen Sie es irgendwo sichtbar.

Vereinbaren Sie einen Termin mit sich. Es ist viel einfacher, einen Termin mit jemand anderem zu vereinbaren, als unsere eigenen Verpflichtungen einzuhalten. Aber lass dich sowieso nicht davon abhalten, es zu tun. Eckerling empfahl, Ihren Zeitplan zu überprüfen und die Zeit zu blockieren oder „Termine“ für eine gezielte Arbeit zu erstellen. Ein ständiger Termin sei noch besser, sagte sie.

Wenn Sie mit Ihrer konzentrierten Sitzung fertig sind, notieren Sie, was Sie erreicht haben, sagte sie. „Auf diese Weise können Sie am Ende jeder Woche oder jedes Monats zurückblicken und Ihre Fortschritte sehen. Wenn Sie sehen, wie viel Sie erreicht haben, werden Sie inspiriert, noch produktiver zu sein. "

Befolgen Sie die 2-Minuten-Regel. "Wenn es weniger als 2 Minuten dauert, tun Sie es jetzt", sagte Alexis Haselberger, ein Zeitmanagement- und Produktivitätscoach, der mit Einzelpersonen und Teams zusammenarbeitet, um die Produktivität zu steigern und Stress abzubauen. Sie teilte diese Beispiele mit: RSVP zu einer Einladung, sobald Sie sie erhalten; Scannen oder zerkleinern Sie ein Stück Papier, das auf Ihren Schreibtisch trifft.

Eine andere Variante der 2-Minuten-Regel besteht darin, sich zu verpflichten, an einer schwierigen Aufgabe zu arbeiten, die Sie nur 2 Minuten lang vermieden haben, sagte Kojic. Dies ergibt sich aus Newtons erstem Gesetz: "Ein Objekt in Ruhe bleibt in Ruhe und ein Objekt in Bewegung bleibt in Bewegung." Die Idee ist, dass Sie, wenn Sie anfangen, an einer Aufgabe zu arbeiten, wahrscheinlich weiter daran arbeiten werden (weit nach 2 Minuten), weil Sie es bereits sind in BewegungSagte Kojic.

Erstellen Sie eine visuelle Erinnerung an Ihre Ziele. Dies dient laut Eckerling als Erinnerung daran, worauf Sie hinarbeiten. Sie bemerkte, dass Ihre Erinnerung ein Slogan sein könnte: "Etwas Kurzes, Bissiges und Denkwürdiges, basierend auf Ihrer persönlichen oder Projektmission", wie "Teile meine Geschichte" oder "Mach es". Oder es könnte eine ermächtigende Lyrik sein. Eckerling mag "I ain't Settlin" aus dem Song "Settlin" von Sugarland.

Ihre Erinnerung kann auch ein Bild von etwas sein, das Sie erstellen möchten. Was auch immer Sie wählen, stellen Sie es in Ihrem Büro, auf Ihrem Computerhintergrund oder überall dort auf, wo Sie jeden Tag hinschauen.

"[S] zu sehen, dass das, worauf Sie hinarbeiten, möglich ist, ist sowohl inspirierend als auch motivierend."

Identifizieren Sie Ihre Spitzenzeit. Wenn möglich, bearbeiten Sie Ihre schwierigsten Projekte in Ihrer Spitzenzeit, so Eileen Roth, Produktivitätsexpertin und Autorin des Buches Organisieren für Dummies. Um Ihre Spitzenzeit zu entdecken, schlug sie vor, darauf zu achten, wann Sie sich 3 bis 4 Tage lang am besten fühlen:

• Fühlen Sie sich beim Aufwachen „aufgeladen“? Erreichen Sie morgens mehr, haben aber das Gefühl, nachmittags zu schleppen? Wenn ja, sind Sie ein Morgenmensch.
• Wenn Sie nach dem Mittagessen leicht mehr erreichen können, sind Sie eine Person am Nachmittag.
• Wenn Sie nachts am produktivsten sind und Sie arbeiten eine 9 bis 5, wählen Sie Ihre zweitbeste Zeit.

Eine andere Möglichkeit, sagte Roth, besteht darin, eine „ruhige Stunde“ zu haben und ein Schild an Ihrer Bürotür oder Kabinenwand anzubringen, um die Kollegen anzuweisen, in einer Stunde wiederzukommen. "Auf diese Weise könnten Sie 5 Stunden pro Woche sparen und wahrscheinlich mehr erledigen als die ganze Woche ..."

Roth schlug außerdem vor, Besprechungen nach Möglichkeit auf Ihre Zeiten außerhalb der Hauptverkehrszeiten zu verschieben. Und wenn Sie außerhalb der Spitzenzeiten arbeiten müssen, beginnen Sie mit einfacheren, routinemäßigeren oder weniger kreativen Teilen eines Projekts, wie z. B. Recherche oder Dateneingabe. Dies hilft Ihnen, an Dynamik zu gewinnen und weiterzumachen.

Wir können zwar nicht mehr Stunden am Tag haben, aber wir können strategisch vorgehen und uns auf unsere Prioritäten konzentrieren. Und Sie können sofort beginnen.

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