Arbeits-E-Mails können für Manager kontraproduktiv sein

Eine neue Studie legt nahe, dass E-Mails für Manager eher ein Ärger als ein Vorteil sein können, es sei denn, die E-Mail ist „gut verwaltet“.

Forscher der Michigan State University empfehlen Managern, ihre Leistung zu verbessern, indem sie ihre E-Mails seltener abrufen.

Die Ermittler erklären, dass das Aufrechterhalten des E-Mail-Verkehrs hohe Anforderungen an die Manager stellt, die sie daran hindern, ihre Ziele zu erreichen und gute Führungskräfte zu sein.

Die Forschung, angeführt von Managementprofessor Russell Johnson und veröffentlicht in Zeitschrift für Angewandte Psychologieist einer der ersten, der untersucht, wie sich Ablenkungen von E-Mail-Managern, ihre Produktivität und ihre Rolle als Führungskräfte auswirken.

Die Forscher stellten fest, dass Mitarbeiter täglich mehr als 90 Minuten - oder 7 1/2 Stunden pro Woche - damit verbringen, sich von E-Mail-Unterbrechungen zu erholen. Manager, sagte Johnson, sind nicht anders, und ihre Ablenkungen haben weitreichende Auswirkungen.

"Wie die meisten Tools ist E-Mail nützlich, kann jedoch bei übermäßiger oder unangemessener Verwendung störend und sogar schädlich werden", sagte Johnson.

"Wenn Manager versuchen, sich von E-Mail-Unterbrechungen zu erholen, erreichen sie ihre Ziele nicht, vernachlässigen die Verantwortlichkeiten der Manager und ihre Untergebenen haben nicht das Führungsverhalten, das sie benötigen, um erfolgreich zu sein."

Die Forscher erklären, dass Manager andere Anforderungen haben als andere Mitarbeiter. Wenn sie sich aufgrund von E-Mail-Anforderungen überfordert und unproduktiv fühlen, reagieren sie, indem sie das Verhalten von Führungskräften einschränken und sich auf taktische Aufgaben konzentrieren.

Diese Aktion, sagte Johnson, ist strategisch und beabsichtigt, damit sie sich produktiver fühlen. "Interessanterweise stellten wir fest, dass Manager das Verhalten von Führungskräften stärker reduzierten als das Verhalten von Strukturen zu initiieren", sagte Johnson.

„Die früheren Verhaltensweisen beziehen sich darauf, Untergebene zu motivieren und zu inspirieren, optimistisch über die Zukunft zu sprechen oder zu erklären, warum Arbeitsaufgaben wichtig sind. Letztere sind konkreter und aufgabenorientierter, z. B. Arbeitsziele festlegen, Aufgaben zuweisen oder Feedback geben. “

Manager verwalten also nicht nur nicht, sondern konzentrieren sich auch auf kleinere Aufgaben, um sich produktiv zu fühlen.

Um zu testen, wie E-Mail-Anforderungen Manager behindern, sammelten Johnson und Kollegen zwei Wochen lang zweimal täglich Umfragen bei einer Gruppe.

Manager berichteten über die Häufigkeit und die Anforderungen von E-Mails, über ihre wahrgenommenen Fortschritte bei den Kernaufgaben, darüber, wie oft sie sich an effektiven Verhaltensweisen von Transformationsleitern beteiligten und Verhaltensweisen von Strukturleitern initiierten.

"Wir haben festgestellt, dass Manager an Tagen, an denen hohe E-Mail-Anforderungen gemeldet wurden, einen geringeren wahrgenommenen Arbeitsfortschritt melden und sich wiederum auf weniger effektive Verhaltensweisen von Führungskräften einlassen", sagte Johnson.

Abgesehen davon, dass E-Mail-Ablenkungen ihre eigenen Aufgaben nicht erfüllen, leiden sie unter einem Mangel an Führungsverhalten oder solchen, die motivieren und inspirieren.

"Wenn Manager ihr Führungsverhalten und ihr Strukturverhalten reduzieren, hat sich gezeigt, dass die Aufgabenleistung, die Arbeitszufriedenheit, das organisatorische Engagement, die intrinsische Motivation und das Engagement der Mitarbeiter abnehmen und der Stress und die negativen Emotionen der Mitarbeiter zunehmen", sagte Johnson.

Laut Johnson hat das Verhalten von Führungskräften einen starken Zusammenhang mit der Leistung der Mitarbeiter, was leider das Verhalten war, das aufgrund von E-Mail-Ablenkungen in den Hintergrund gerückt wurde.

„Die Moral der Geschichte ist, dass Manager bestimmte Zeiten einplanen müssen, um E-Mails zu lesen. Dies gibt dem Manager die Kontrolle - anstatt zu reagieren, wenn eine neue Nachricht im Posteingang erscheint, die dem Manager die Kontrolle entzieht “, sagte Johnson.

Quelle: Michigan State University