Ihre 3-Stufen-Formel für einen stressfreien Ansatz für E-Mails

"Überprüfen Sie E-Mails nur einmal am Morgen und einmal am Nachmittag - nicht mehr und nicht weniger."

"Legen Sie eine Abwesenheitsantwort fest, um die Leute wissen zu lassen, dass Sie sich auf die Arbeit konzentrieren und keine E-Mails abrufen."

Solche E-Mail-Management-Ratschläge werden häufig von Arbeits- und Karriereexperten angeboten, die davor warnen, dass der Posteingang der ultimative Produktivitätskiller ist. Und es ist wahr: Eines der allgegenwärtigsten Werkzeuge des modernen Geschäfts ist zu einem seiner größten Nachteile geworden. Um uns zu konzentrieren, müssen wir unsere Zeit im E-Mail-Gefängnis jeden Tag begrenzen.

Was Produktivitätsexperten nicht teilen, ist, dass die ablenkende Kraft von E-Mails viel tiefer geht als nur die Unterbrechung unseres Workflows. Tatsächlich hängen Ihre digitalen Gewohnheiten mit psychologischen Faktoren zusammen, die außerhalb Ihres Bewusstseins auftreten.

Was Ihre E-Mail-Gewohnheit Ihnen sagt

Wenn Sie einen Auslöser bemerken - sagen Sie a ding Sie werden auf eine neue Nachricht in Ihrem Posteingang aufmerksam gemacht - möglicherweise besteht Ihre Reaktion darin, sofort zu antworten. Sie wenden sich an Ihr Telefon oder Ihren Laptop und tippen weg.

Nachdem Sie geantwortet haben, erleben Sie einen kleinen Ansturm der Zufriedenheit. Du Gefühl produktiv, und es würde Ihnen nichts ausmachen, sich öfter so zu fühlen. Aber bevor Sie es wissen, befinden Sie sich in einem Zyklus, in dem Sie jederzeit E-Mail-Benachrichtigungen abrufen und darauf reagieren: während der Familienzeit, beim Abendessen mit Freunden, während Sie durch eine Kreuzung gehen. Sie haben vielleicht bemerkt, dass es sich um einen Impuls handelt, der schwer zu kontrollieren ist.

Diese Art der Reaktion ist eine Form der "impliziten Erkenntnis", unbewusste Muster, die unser Verhalten beeinflussen - und das ist der Grund, warum es so schwierig ist nicht um Ihren Posteingang zu überprüfen. Es passiert, wenn Ihr Denkprozess im Laufe der Zeit in den Hintergrund tritt. Jetzt ist es scheint automatisch, aber in Wirklichkeit findet eine komplexe Kommunikation zwischen Gehirn, Körper und Nervensystem statt.

Wenn Sie E-Mails abrufen und beantworten, wird das, was als Entscheidung beginnt, die Sie bewusst treffen, bald automatisch zu "Aktualisieren" in Ihrem Posteingang, ohne darüber nachzudenken. Wenn implizite Erkenntnis einsetzt, überprüfen wir E-Mails impulsiv, oft wenn wir wissen, dass wir an etwas Wichtigerem arbeiten sollten.

Während es sich anfangs gut anfühlt, auf E-Mails bis spät in die Nacht zu antworten, kann dies schnell Ihre Beziehungen, Ihre Zeit und Ihr allgemeines Glück beeinträchtigen, wenn Sie es sich zur Gewohnheit machen lassen. Dieser schnelle Genuss, obwohl er auf lange Sicht nicht vorteilhaft ist, übertrumpft den gesunden Menschenverstand. Da wir fälschlicherweise die Zufriedenheit, auf E-Mails zu antworten, mit der Produktivität in Verbindung bringen, tun wir dies mehr, bis wir feststellen, dass dies in unserer täglichen Routine verankert ist.

Ein achtsamer Ansatz für E-Mails: 3 Fragen, die gestellt werden müssen

Sie können Ihr Gehirn neu trainieren, um achtsamer und zielgerichteter mit E-Mails umzugehen, über die ich in REWIRE, einem Programm, das Menschen dabei helfen soll, gesündere Gewohnheiten und eine bessere Beziehung zur Technologie aufzubauen, mehr beibringe. Wie bei anderen negativen Mustern beginnt es damit, sich einige wichtige Fragen zu stellen, um die zugrunde liegenden Gründe aufzudecken, warum Sie gezwungen sind, so oft in das E-Mail-Kaninchenloch zu fallen.

1. "Ist das die beste Nutzung meiner Zeit?"

Woran haben Sie gearbeitet, bevor Sie Opfer Ihres Posteingangs wurden? E-Mail ist der große Ablenker. Verwenden Sie diese Frage, um einzuchecken und festzustellen, ob der Impuls zum Überprüfen Ihrer Nachrichten Ihre Aufmerksamkeit während einer produktiven Phase beeinträchtigt.

Viele E-Mails können schnell gelesen, mit einem einfachen „Ja“ oder „Nein“ beantwortet oder für später abgelegt werden. Eine gute Faustregel: Wenn die Aktion innerhalb von 5 Minuten abgeschlossen werden kann, erledigen Sie sie sofort. Sparen Sie längere Zeit ohne Unterbrechung, um aussagekräftige und wirkungsvolle Arbeiten zu erledigen.

2. "Warum muss ich jetzt E-Mails abrufen?"

Wenn Sie bemerken, dass Sie sich mit Ihrer E-Mail beschäftigen, wechseln Sie zu einem achtsameren, bewussteren Ansatz, bevor Sie fortfahren. Was ist sonst noch los, während Sie Ihren Posteingang aktualisieren? Fühlen Sie sich einsam, gelangweilt oder haben Sie Angst, als faul eingestuft zu werden, wenn Sie nicht schnell reagieren? Wenn Sie die Wurzel des Impulses entdeckt haben, suchen Sie nach einem gesünderen Weg, um die von Ihnen identifizierten emotionalen oder physischen Bedürfnisse zu befriedigen.

In ihrem Buch Besser als vorherDie Glücksexpertin Gretchen Rubin schlägt vor, ein Menü mit „Leckereien“ zusammenzustellen - kleine Freuden oder Ablässe, die als produktive Absatzmöglichkeiten für Stress dienen. Rubin weist darauf hin, dass gesunde Leckereien meistens nicht das Sitzen vor einem Bildschirm beinhalten, sondern Handlungen, Menschen oder Dinge, die Sie neu beleben. Ein paar Beispiele wären, 20 Minuten mit Ihrem Hund zu spielen, sich einen schönen Kräutertee zu kaufen, einen Yoga-Kurs zu besuchen, ein Malbuch für Erwachsene therapeutisch zu kritzeln oder Ihren Schreibtisch zu organisieren (denn wenn Sie ein ordentlicher Freak wie ich sind, Sie finde das eigentlich entspannend).

3. „Welches Ziel versuche ich zu erreichen?“

Es gibt einen Grund, warum viele der erfolgreichsten Menschen der Welt es vermeiden, morgens als erstes E-Mails zu lesen. Das liegt daran, dass Brendon Burchard, Experte für Persönlichkeitsentwicklung und Autor von Die Anklage sagt: "Der Posteingang ist nichts anderes als ein praktisches Organisationssystem für die Agenden anderer." Wenn Sie nicht aufpassen, können Sie sich in der Arbeit verlieren und einfach auf die Anforderungen anderer reagieren, ohne Zeit für die Durchführung Ihrer wichtigsten Projekte und Prioritäten zu schaffen.

Um diese Falle zu umgehen, legen Sie eine bestimmte Absicht oder einen bestimmten Grund für das Öffnen Ihres Posteingangs fest (d. H. "Senden Sie meine Chefdokumente zur Überprüfung für das Meeting um 13.00 Uhr", "Fluginformationen suchen und drucken"). Definieren, was Sie erreichen möchten Vor Wenn Sie in E-Mails eintauchen, bleiben Sie konzentriert. Es unterbricht den Zyklus der impliziten Erkenntnis, der normalerweise dazu führt, dass Sie in Ihrem Posteingang stecken bleiben. Stattdessen behalten Sie die Kontrolle über Ihr Verhalten, wodurch Sie in Ihren Posteingang ein- und aussteigen und zu Elementen von größerer Bedeutung übergehen können.

Eine weitere gute Strategie, um Ihre E-Mail-Gewohnheiten in Schach zu halten, besteht darin, die Gleichung umzudrehen und darüber nachzudenken, was Sie bei der Überprüfung verpassen. Als Menschen sind wir mehr durch Verluste als durch Gewinne motiviert. Wenn Sie also wissen, welche wichtigen Aufgaben Sie opfern, wenn Sie in E-Mails stecken bleiben, können Sie Maßnahmen ergreifen und Prioritäten setzen, um an wirklich wichtigen Dingen zu arbeiten. Wenn Sie wie die meisten von uns sind, haben Sie Probleme, alle Elemente auf Ihrer To-Do-Liste an einem Tag durchzuarbeiten. Wenn Sie jedoch überlegen, welche Elemente Vorrang haben, ist Ihr Nettoverlust geringer.

Die meisten von uns wissen nicht, inwieweit wir unsere Aufmerksamkeit auf unseren Posteingang opfern. Wir fühlen uns unkonzentriert, wissen jedoch nicht, wie unsere gedankenlosen, automatischen E-Mail-Überprüfungsgewohnheiten zu Müdigkeit und Burnout beitragen. Wenn Sie sich diese Fragen stellen, können Sie feststellen, ob Ihre E-Mail-Gewohnheiten Sie zum Erfolg führen oder Ihre Produktivität beeinträchtigen. Mit diesen Informationen können Sie das ignorieren Dings und Pings und übernehmen Sie die Kontrolle über Ihren Posteingang.

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